Feature Discussions

[Frank_Bock]

Hallo Community,

wir haben bei Bosch folgendes Problem:

Wir haben über Berechtigungsgruppen die Möglichkeit geschaffen, je nach Auftritt Redakteure mit oder ohne Publikationsrecht (optionales 4-Augen-Prinzip) von Seiten für unser Intranet auszustatten. Aufgrund unserer Organisation/Größe, und der daraus resultierenden tiefen Navigationsstruktur, kommt es hierbei immer wieder zu folgendem Problem:

WCMS-Nutzer A (ohne Publikationsrecht) fordert die Freigabe einer Seite über den Workflow an. Nach Start des Workflows erhält er die Möglichkeit die User festzulegen, die eine Freigabe durchführen können. Heutiger Default im FS-WCMS sind alle Redakteure mit entsprechender Publikationsberechtigung. Bei tief liegenden Auftritten, können das 40 oder mehr Redakteure sein (siehe vereinfachtes Beispiel in der Grafik). WCMS-Nutzer A übernimmt die Default-Auswahl (es sind mehrere Klicks nötig, um die Auswahl einzuschränken) und fordert die Freigabe an: 40 Kollegen erhalten eine Benachrichtigung, die betreffende Seite freizugeben.

Fazit:

Bei uns arbeiten weltweit ca. 7000 Redakteure mit dem WCMS und unser Intranet umfasst ca. 200.000 Seiten. Insofern ergeben sich bei uns eine Unmenge an unnützen E-Mails zur Anforderung von Freigaben – die Kollegen mit Publikationsberechtigung sind über diesen Zustand zunehmend verärgert...

Vorschlag:

In der Default-Auswahl der Freigeber einer Seite werden nur die die User angeboten:

• die in einer Gruppe mit Publikationsrecht im betreffenden Ordner (Node) definiert wurden, oder wenn hier keine solche Gruppe definiert wurde,
• die in einer Gruppe mit Publikationsrecht im nächsten hierarchisch überliegenden Ordner (Node) definiert wurden.

Weitere Freigeber können manuell  ausgewählt und hinzugefügt werden.

Ein Aufbrechen der heute im WCMS implementierten Vererbung von Berechtigungen ist hierbei explizit nicht gewünscht!

Beispiele:

• Ein WCMS-Nutzer will eine Seite in Ebene 5 (siehe Beispiel) zur Freigabe vorlegen:Das System findet auf Ebene 5 eine Publikationsberechtigungsgruppe undübernimmt nur die zehn hierin befindlichen User in dieDefault-Auswahl(nicht wie heute 22 User).
• Ein WCMS-Nutzer will eine Seite in Ebene 7 (siehe Beispiel) zur Freigabe vorlegen: Das System findet auf Ebene 6 eine Publikationsberechtigungsgruppe und übernimmt nur die zwei hierin befindlichen User in die Default-Auswahl (nicht wie heute 24 User).
• etc.

Ich bin gespannt auf Ihre Bewertungen, Kommentare und Hinweise. ;o)

MfG,

Frank Bock

[mona_ketterer]

Wir sind auch nicht wirklich glücklich mit der Defaultauswahl = alle, die berechtigt sind.

Schöner fände ich es, wenn

a) man die Berechtigungen wie gehabt vergeben kann, aber die Defaultauswahl entweder leer ist (und somit der Redakteur gezwungen ist, den/die nächsten Bearbeiter aus den entsprechend berechtigten anzugeben,

oder

b) man zusätzlich zu den berechtigten Nutzern/Gruppen noch eine Untermenge daraus im Workflow angeben kann, die als Defaultauswahl verwendet werden und vom Redakteur dann nach Bedarf um weitere berechtigte Gruppen/Nutzer ergänzt werden können (oder verkleinert).

Beispiel: Vergabe Transitionsrechte "aus der Instanz" => Freigabe => Bereichsredakteure, Chefredakteure, Projektadministratoren, ...

Defaultauswahl: Bereichsredakteure

Zumindest habe ich bisher auch keine Möglichkeit gefunden, die Defaultauswahl kleiner zu halten als die der tatsächlich berechtigten Nutzer.

[kohlbrecher]

Hallo Frank,

vielen Dank für deine Idee zur Verbesserung von FirstSpirit. Es ist uns wichtig, aus den Erfahrungen unserer Kunden und Partner zu lernen. Aus diesem Grund schätzen wir Feedback und freuen uns über jede Anregung.

Wir haben das Thema noch einmal evaluiert, haben aber keine Pläne, es in absehbarer Zukunft zu bearbeiten, da wir der Meinung sind, dass es in diesem Fall besser ist, eine Projektlösung zu entwickeln, als eine allgemeine Anpassung vorzunehmen.

Unsere Empfehlung ist es,  ein Skript an die Aktion zu hängen und dann mittels ShowFormDialogOperation die Gruppen bzw Personen abzufragen, die benachrichtigt werden sollen.

Detaillierte Informationen bezüglich des Auswahlprozesses der Requests, die wir umsetzen, haben wir in unserer Features Policy zusammengefasst. 

Viele Grüße

Jan